Wij zijn codekick

Hoe ook jij kan overschakelen naar een efficiënte Digital Workspace

Hoe ook jij kan overschakelen naar een efficiënte Digital Workspace

09/05/2018

Heb je jezelf ook al eens afgevraagd hoe je jouw organisatie nu efficiënter kan laten werken? Vast wel. Hiervoor greep je waarschijnlijk naar allerlei tools die je hierbij kunnen helpen. Maar zijn die tools wel zo efficiënt zoals je denkt? Wat is nu de reden dat een efficiënte digital workspace opzetten zo complex is? Waarom werkt je digital workspace niet zoals jij dat wil? En hoe kom je wel tot een efficiënte omgeving?



De digital workspace (DW) is het geheel aan digitale tools binnen jouw organisatie. Iedereen heeft er dus een. Jij ook. Maar wat is nu een goede DW én vooral: hoe kom je daar? 

Stap voor stap

Bij deze is het gezegd. Neem niet te veel hooi op je vork en ga stap voor stap naar je nieuwe omgeving. Begin daarbij bij de gebruikers: wat heb jij en je gebruikers nodig? Wat zijn echte pijnpunten in je huidige manier van werken? Is de kennisbank een onontwarbare collectie aan documenten waar niemand de weg nog in vindt? Je weet niet meer wie er de laatste opvolging voor een bepaald project deed. Je kan buiten kantoor nergens bij? Als je al deze pijnpunten kunt oplossen, ook al gaat dat een voor een, dan krijg je je baas, collega’s en medewerkers snel mee in je denkpiste. 

Keep it simple

Vraag je vervolgens af welke pijnpunten je makkelijk kan wegwerken. Een praktische chattool als Slack voor projectteams? Een centrale plek voor nieuws en documenten zoals OneDrive? Of een tool waarmee je makkelijk afspraken en agenda's beheert zoals Office 365? Het is makkelijk te implementeren en is misschien al een stap in de goede richting. 

 

1. Communicatie met Slack 

Slack is een innovatieve, slimme messaging app waarin je niet alleen 1-op-1 kunt chatten met collega’s, maar ook snel binnen projectgroepen, afdelingen of kantoren kunt communiceren. Slack werkt daarvoor met de zogenaamde ‘channels’. Simpel aan te maken en overzichtelijk weergegeven. De makers hebben nagedacht over hoe teams zo snel mogelijk kunnen schakelen. Zo kun je in de app makkelijk bestanden via drag & drop en links met elkaar delen en bestaat er een app voor zowel mobiel als desktop. Dat bespaart alvast heel wat groepmails. 

 

2. documenten via OneDrive

OneDrive is de gratis online opslagdienst van Microsoft (tot 5GB aan documenten) en kan je gebruiken, via een programma op de computer en via een app op mobiele apparaten. OneDrive kan met allerlei bestanden overweg zoals tekstdocumenten, rekenbladen, muziek en foto's. Maar het biedt meer dan alleen opslag. De online versie van OneDrive geeft ook toegang tot gratis versies van Word, Excel en PowerPoint. 

 

3. Afspraken en agenda met Office 365

Via Office 365 kan je makkelijk je afspraken, agenda en e-mails beheren via de webapp of vanaf je smarphone of desktop computer. Bovendien kan je online gebruik maken van word, Excel en PowerPoint. 

Ontdek nu 6 redenen waarom jij Office 365 nodig hebt

Maak zelf je stappen

Denk daarnaast in eerste instantie ook niet te ver. Vaak zijn de taken die het meest onschuldig en makkelijk lijken, de taken die het grootste deel van je tijd innemen of het minst efficiënt verlopen. Soms zelfs zonder dat je het beseft. Hoe volg jij bijvoorbeeld je klanten op? 

Probeer het globaal plaatje voor jouw organisatie te schetsen met onderstaande vragen: 

  • Wat is je uitgangssituatie?
  • Waar wil je naartoe?
  • Hoe kun je die weg in stappen onderverdelen?
  • Wie heb je voor de verschillende stappen nodig?

De belangrijkste boodschap die we je willen meegeven is dus: staar je niet blind op de complexiteit van de ideale situatie, maar definieer stappen in die richting die op zichzelf al waardevol zijn. 

Hulp nodig om je digitaal plan op te stellen? Dan staan we je graag bij.  

Ja, let's go digital