Een Copilot-licentie is geen AI-strategie

Een AI-assistent maakt je toegangsrechten niet beter. Hij volgt ze gewoon. En die rechten zijn in veel organisaties door de jaren heen gegroeid.

Een SharePoint-map die ooit “tijdelijk” voor iedereen werd opengesteld. Een document dat jaren geleden met een collega werd gedeeld. Een OneDrive van een ex-medewerker die nooit werd opgeruimd. Zolang medewerkers die bestanden nauwelijks konden terugvinden, bleef dat vaak onzichtbaar. Met een krachtige AI-assistent verandert dat.

AI maakt je informatie makkelijker vindbaar. Dat is handig wanneer je rechten en data goed georganiseerd zijn. Maar het maakt fouten in die structuur ook sneller zichtbaar. De basisregel is simpel: een AI-assistent mag geen informatie tonen waar een medewerker via de gewone systemen ook geen toegang toe zou mogen hebben.

Er is nog een tweede probleem. Veel bedrijven starten met AI voor persoonlijke productiviteit: mails schrijven, samenvattingen maken, teksten verbeteren of vergaderingen samenvatten. Dat kan zeker tijd besparen. Maar het is slechts één onderdeel van een bredere AI-strategie.

Volgens Koen Van Beneden van HP bestaat een volwaardige AI-strategie uit drie pijlers: • persoonlijke productiviteit; • je bedrijfsdata bruikbaar maken voor AI; • AI inzetten in je eigen producten en diensten.

Veel organisaties investeren vandaag vooral in de eerste pijler. Het gevolg? Ze betalen voor AI, maar gebruiken het uiteindelijk vooral als een betere schrijf- en samenvattingstool.

AI kan alleen goede antwoorden geven als de informatie waarop het zich baseert betrouwbaar is. Maar bedrijfsinformatie staat vaak verspreid over verschillende systemen: ERP, mailboxen, netwerkschijven, SharePoint, Teams en persoonlijke laptops.

Soms bestaan er zelfs meerdere versies van hetzelfde document. Stel dat je prijslijst van 2026 én die van 2023 beschikbaar zijn. Een AI-assistent kan ze allebei vinden. Maar zonder duidelijke bron van waarheid weet je niet automatisch welke versie de juiste is. AI lost dat probleem niet op. Het maakt het alleen sneller zichtbaar.

1. Controleer de toegangsrechten Kijk niet naar hoe de rechten zouden moeten zijn, maar naar wat medewerkers vandaag effectief kunnen zien.

2. Ruim brede toegangen op Begin met mappen en bestanden die gedeeld zijn met “iedereen in de organisatie”. Daar zitten vaak de grootste verrassingen.

3. Kies één bron van waarheid Bepaal waar de geldige versie van prijzen, contracten, procedures en andere belangrijke documenten staat.

4. Ruim gegevens van ex-medewerkers op Oude persoonlijke drives en verlaten sites blijven soms jarenlang bestaan. Ze kunnen gevoelige informatie bevatten die niet meer nodig is.

5. Denk vanuit de gebruiker Geef niet iedereen dezelfde AI-use case.

Een boekhouder, projectleider en technieker hebben andere taken. Kies per rol waar AI écht tijd kan besparen.

Een AI-assistent uitrollen gaat dus over veel meer dan licenties.

De belangrijkste vragen zijn: • Welke systemen bevatten onze informatie? • Wie mag welke informatie zien? • Welke data is actueel? • Hoe kunnen systemen met elkaar communiceren? • Hoe controleren we wat AI doet?

Dat is misschien minder spectaculair dan een AI-demo. Maar het is wel het verschil tussen een licentie die geld kost en een assistent die daadwerkelijk werk overneemt.

Overweeg je Copilot of een andere AI-assistent breder uit te rollen? Een rechten- en datacheck vooraf is meestal een stuk eenvoudiger dan achteraf problemen oplossen, vul ons contactformulier in voor een sparring sessie.