55% van de medewerkers gebruikt AI zonder dat het bedrijf op de hoogte is

Grote organisaties hebben vaker een IT-afdeling, softwarebeheer en duidelijke goedkeuringsprocessen. Bij een kmo van bijvoorbeeld veertig medewerkers ligt dat anders. Er is niet altijd een overzicht van welke AI-tools gebruikt worden. Abonnementen worden soms individueel afgesloten. En niemand ziet dat een medewerker bijvoorbeeld klantinformatie in een gratis chatbot plakt om sneller een samenvatting te maken. Niet omdat die persoon slechte bedoelingen heeft. De tool werkt gewoon, bespaart tijd en niemand heeft duidelijk gezegd wat wel en niet mag.

Ook ander onderzoek wijst op dat gebrek aan zichtbaarheid. Volgens WatchGuard gebruikt 64% van de werknemers AI-tools zonder dat hun bedrijf daarvan op de hoogte is. Minder dan 30% denkt dat hun werkgever een correct overzicht heeft van de gebruikte software.

Shadow AI is dus niet alleen een medewerkersprobleem. In het onderzoek van Inetum geeft 47% van de Belgische leidinggevenden aan AI te gebruiken zonder medeweten van het management. Bij leidinggevenden jonger dan 45 jaar gebruikt 27% zelfs niet-goedgekeurde tools. Een verbod uitsturen terwijl een groot deel van de organisatie zelf AI gebruikt, gaat het probleem dus niet oplossen.

Mensen gebruiken AI omdat ze sneller willen werken. De echte vraag is daarom niet: “Hoe stoppen we dit?”, maar “Hoe zorgen we ervoor dat mensen AI veilig kunnen gebruiken?”

1. Gevoelige data komt buiten je organisatie terecht Denk aan klantgegevens, prijsinformatie, personeelsgegevens of offertes. Zodra iemand die informatie in een AI-tool plaatst, heb je niet altijd controle over wat ermee gebeurt.

2. AI-output wordt onderdeel van je werk Een mail laten herschrijven is relatief onschuldig. Maar wat als AI een offerte, raming of klantadvies mee bepaalt? Hoe belangrijker de beslissing, hoe belangrijker het wordt om AI-output te controleren.

3. Oude toegangsrechten worden plots zichtbaar Een AI-assistent kan informatie vinden waar een medewerker technisch gezien toegang toe heeft. Dat betekent ook dat oude, te ruime toegangsrechten plots veel zichtbaarder worden.

4. De AI Act Sinds begin augustus gelden nieuwe transparantieverplichtingen uit artikel 50 van de AI Act. Als je niet weet waar en hoe AI binnen je organisatie wordt gebruikt, wordt het moeilijker om daar correct mee om te gaan.

Een goed AI-beleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met drie stappen.

1. Maak een inventaris Vraag medewerkers welke AI-tools ze gebruiken. Zonder sancties. Je wil eerst weten wat er gebeurt. Als mensen bang zijn voor gevolgen, krijg je waarschijnlijk geen eerlijk beeld.

2. Maak afspraken over data Maak niet alleen een lijst met toegelaten tools. Die verandert voortdurend. Bepaal liever welke soorten informatie wel en niet in AI-tools mogen terechtkomen. Bijvoorbeeld klantgegevens, financiële cijfers, personeelsinformatie en technische documentatie.

3. Geef medewerkers een veilige route Een verbod zonder alternatief werkt zelden. Als medewerkers één goedgekeurde AI-oplossing hebben die makkelijk werkt, is de kans veel groter dat ze die ook effectief gebruiken.

Mensen willen AI gebruiken. Ze zien dat het tijd bespaart. Alleen ontbreekt vaak nog een veilige en duidelijke manier om dat te doen. De bedrijven die hier het verst in staan, zijn daarom niet noodzakelijk de bedrijven met de strengste regels. Het zijn de bedrijven die hun data op orde brengen en medewerkers een veilige route geven.

Wil je hiermee aan de slag? Vul dan ons contactformulier in voor een sparring sessie.